Passer en revue les étapes qui existent « parce qu’on a toujours fait comme ça »
Impact fortEffort faibleQuick winECRS (éliminer)
Ce que ça donneCertaines étapes de vos dossiers existent sans raison identifiable.
Cause probableChaque contrainte passée a laissé une trace, et rien n’a jamais été retiré.
Cause racinePersonne n'est responsable de la revue des processus : ils vieillissent sans être entretenus.
- Prenez votre type de dossier le plus fréquent et listez ses étapes, une par une.
- Pour chaque étape, posez une seule question : « que se passerait-il si on la supprimait ? »
- Marquez celles dont la réponse est « rien, ou pas grand-chose ».
- Supprimez-en une seule cette semaine, puis observez pendant quinze jours si quelque chose manque.
À éviter absolumentNe cherchez pas à tout réécrire d’un coup. Une étape supprimée qui tient vaut mieux qu’un processus parfait sur le papier.
Retirer les validations qui rassurent plus qu’elles ne sécurisent
Impact fortEffort moyenChantier structurant
Ce que ça donneDes étapes de contrôle existent surtout parce qu’il faut être sûr.
Cause probableLe système inspire peu confiance, donc on ajoute des vérifications.
Cause racineOn compense une absence de standard par du contrôle humain, ce qui coûte plus cher que le standard.
- Listez les contrôles qui ont lieu aujourd’hui, et ce que chacun empêche réellement.
- Identifiez ceux qui contrôlent la même chose qu’un autre, ailleurs.
- Remplacez le contrôle redondant par une règle simple à la source : un champ obligatoire, une trame, un modèle.
- Gardez la validation uniquement là où une erreur coûte cher à corriger.
À éviter absolumentNe supprimez pas un contrôle avant d’avoir posé la règle qui le rend inutile. Sinon l’erreur revient, plus chère.
Supprimer les réunions qui n’ont ni ordre du jour ni décision
Impact moyenEffort faibleAmélioration utileKanban de réunions
Ce que ça donneLes réunions occupent du temps sans qu’on sache ce qui en sort.
Cause probableElles servent à se rassurer collectivement plutôt qu’à décider.
Cause racineL'information circule mal en dehors, donc la réunion devient le seul moment où tout se recale.
- Notez, pour chaque réunion récurrente, la dernière décision qui y a été prise.
- Supprimez celles dont vous ne trouvez pas la réponse.
- Pour celles qui restent, imposez trois règles : un ordre du jour écrit, un temps limité, une décision notée à la sortie.
- Remplacez les points d’information par des messages écrits que chacun lit quand il veut.
À éviter absolumentNe remplacez pas les réunions par davantage de messages instantanés : vous déplaceriez le problème au lieu de le résoudre.
Réduire le nombre d’outils plutôt que d’en ajouter
Impact fortEffort faibleQuick win
Ce que ça donneVos outils se chevauchent et vous ne savez plus lequel fait foi.
Cause probableChaque besoin a été résolu par un outil, sans regarder ce qui existait déjà.
Cause racineL'accumulation n'a jamais été arbitrée : personne n'a la charge de retirer ce qui ne sert plus.
- Faites l’inventaire de tous les outils payants et gratuits, avec leur coût annuel.
- Notez, pour chacun, la dernière fois où il a servi à quelque chose.
- Pour les outils qui se recouvrent, tranchez : un seul reste.
- Résiliez les abonnements inutiles et interdisez tout nouvel outil pendant trois mois.
À éviter absolumentNe remplacez pas trois outils par un quatrième « qui fait tout ». Le problème n’est pas le choix de l’outil, c’est le nombre d’endroits où l’information doit exister.
Arrêter ce que vous n’auriez jamais commencé aujourd’hui
Impact fortEffort moyenChantier structurant
Ce que ça donneVous menez de front des activités dont certaines ne rapportent plus rien.
Cause probableElles ont été utiles un jour, et personne ne les a jamais questionnées depuis.
Cause racineL'entreprise n'a aucune règle de sortie : tout ce qui est lancé reste ouvert indéfiniment.
- Listez toutes vos sources de chiffre d’affaires et leur poids réel.
- Pour chacune, posez une question : si je devais la commencer aujourd’hui, le ferais-je ?
- Pour celles où la réponse est non, écrivez comment vous allez en sortir, et à quelle échéance.
- Appliquez au moins une sortie dans le trimestre : c’est ce qui libère le plus de temps.
À éviter absolumentNe conservez pas une activité au motif qu’elle pourrait servir. Le temps qu’elle consomme est prélevé sur celles qui comptent.